Uno dei miei clienti pagava 340€ al mese per un gestionale SaaS che usava al 20% delle sue funzionalità. In tre anni: oltre 12.000€. Avremmo potuto costruire uno strumento su misura per 7.000€ pagati una volta sola — con ROI positivo già al 21° mese.
Ma non significa che costruire sia sempre la scelta giusta. Ho visto l'errore opposto altrettanto spesso: clienti che investono 15.000€ in un gestionale custom per poi rendersi conto che Notion avrebbe fatto il lavoro benissimo.
La decisione "build vs buy" è una delle più importanti che un imprenditore fa in ambito digitale. Ecco il framework che uso con i miei clienti.
Quando il SaaS è la scelta giusta
Il SaaS vince quando il problema che stai risolvendo è generico. CRM, email marketing, gestione HR, contabilità di base — sono problemi che migliaia di aziende hanno risolto nello stesso modo. I leader di mercato hanno investito milioni in sviluppo. Non puoi replicare quella qualità con 10.000€.
Il SaaS è anche vincente quando il mercato si muove velocemente: una piattaforma come Shopify aggiorna continuamente le funzionalità, si adatta ai cambiamenti normativi, aggiunge integrazioni. Un sistema custom richiede manutenzione costante per stare al passo.
Regola pratica: se esiste un SaaS che copre l'80% del tuo caso d'uso e hai meno di 10 utenti, usa il SaaS.
Quando una web app custom è la scelta giusta
La web app custom vince quando il tuo processo è genuinamente diverso da quello dei competitor. Non "un po' diverso" — genuinamente diverso, al punto che ogni SaaS richiede compromessi significativi sul tuo modo di lavorare.
Vince anche quando:
- Hai molti utenti e il costo per-seat del SaaS diventa esorbitante
- Hai bisogno di integrazioni profonde con sistemi gestionali legacy
- I tuoi dati sono sensibili e non puoi affidarli a terze parti
- Il tuo processo operativo è un vantaggio competitivo — e non vuoi che i concorrenti usino lo stesso strumento
Il calcolo del ROI che faccio con ogni cliente
1. Costo SaaS su 3 anni: canone mensile × 36 + costo onboarding + ore di formazione del team
2. Costo custom su 3 anni: sviluppo iniziale + hosting (50-150€/mese) + manutenzione annuale (15-20% del costo di sviluppo)
3. Costo dei compromessi SaaS: questo è il numero che viene sempre ignorato. Se il SaaS non fa X e X richiede 2 ore/settimana di lavoro manuale, sono 100+ ore/anno. A 30€/ora, sono 3.000€/anno di costo nascosto.
Solo quando il custom ha un TCO inferiore su 3 anni, o i compromessi del SaaS impattano materialmente sul business, lo consiglio.
La soluzione ibrida che funziona meglio
Spesso la risposta migliore non è "tutto custom" o "tutto SaaS" — è un ibrido intelligente. Usa Stripe per i pagamenti (non costruire mai un sistema di pagamento da zero), usa un SaaS per la contabilità, ma costruisci il gestionale core che è il cuore del tuo processo operativo.
Ho un cliente nel settore immobiliare che usa HubSpot come CRM standard, ma ha un pannello custom collegato via API che gestisce la fase specifica di due diligence — troppo peculiare per qualsiasi SaaS. Il meglio dei due mondi.